AbsenSiswa.ID
Minta demo
FiturAlur harianPanduan SOPHak aksesFAQHubungi Minta demo langsung

Dokumentasi SOP

Panduan Standar Operasional Sekolah

Tata cara langkah-demi-langkah bagi admin sekolah dan staf piket dalam mengonfigurasi sistem presensi, mencetak kartu, dan mengelola alur harian.

5 Langkah Penyiapan
SOP Mandiri Sekolah
0 Server Fisik

Alur penyiapan

Lima langkah dari instalasi hingga scan pertama

Dapat diselesaikan dalam satu hari kerja tanpa perlu instalasi server fisik di sekolah.

  1. 01 Admin Sekolah

    Atur Kalender & Batas Jam Masuk

    Buka menu Pengaturan Sekolah di panel admin. Masukkan jam masuk resmi, batas toleransi terlambat (contoh: 07.00 WIB), koordinat lokasi sekolah untuk waktu sholat, serta jadwal hari efektif.

    • Jam terlambat menjadi rujukan otomatis saat kartu di-scan di pos gerbang
    • Hari libur nasional atau cuti bersama dapat didaftarkan agar tidak menambah alpa siswa
  2. 02 Admin Sekolah

    Unggah Berkas Excel Siswa

    Siapkan daftar siswa dalam berkas Excel (.xlsx atau .csv) dengan kolom NISN, Nama Lengkap, dan Kelas. Unggah berkas melalui menu Data Siswa.

    • Nama rombongan belajar dan kelas otomatis dibentuk oleh sistem dari isi kolom
    • Mengunggah ulang berkas pembaruan tidak akan menduplikasi siswa yang sudah ada
  3. 03 Admin Sekolah

    Cetak Kartu Presensi QR

    Pilih filter kelas yang ingin dicetak, lalu tekan tombol Cetak Kartu. Sistem menghasilkan lembar cetak siap print berisi QR token unik, foto siswa, nama, kelas, dan logo sekolah.

    • Mendukung cetak pada kertas stiker / PVC maupun kertas buffalo standar
    • Bila kartu hilang, admin dapat me-reset token agar kartu lama tidak bisa disalahgunakan
  4. 04 Admin Sekolah

    Buat Akun Petugas Lapangan

    Buat akun untuk petugas piket, petugas sholat, staf perpustakaan, wali kelas, dan kepala sekolah melalui menu Pengguna & Petugas. Satu akun untuk satu nama pengguna.

    • Wali kelas ditautkan secara spesifik ke kelas binaannya masing-masing
    • Kata sandi dienkripsi dengan standar pengamanan ketat
  5. 05 Petugas Piket

    Mulai Operasional Scan di Gerbang

    Petugas membuka panel presensi di laptop pos piket atau membuka aplikasi di ponsel Android gerbang. Begitu siswa men-scan kartunya, kehadiran dan waktu tercatat secara realtime.

    • Pencegahan scan ganda dalam 5 detik aktif untuk menghindari salah ketuk
    • Jika kartu siswa tertinggal, petugas dapat memilih input manual cepat dengan alasan

Daftar kesiapan

Yang perlu disiapkan pihak sekolah

Tidak ada pengadaan server fisik. Sekolah hanya perlu menyiapkan data dasar dan sarana cetak kartu sebelum hari pertama dimulai.

  • Daftar Siswa (Excel/CSV)
    Memuat kolom NISN, Nama Lengkap Siswa, dan Kelas.
  • Ketentuan Jam Sekolah
    Jam masuk, jam toleransi terlambat, dan hari efektif belajar.
  • Daftar Guru & Petugas
    Nama staf yang bertugas di gerbang, perpustakaan, dan wali kelas.
  • Printer Standar
    Printer kantor untuk mencetak lembar kartu QR presensi siswa.

Jadwal operasional

Rutinitas harian petugas di sekolah

Tiga pembagian waktu utama dalam satu siklus harian kehadiran siswa.

Sesi Pagi (06.30 - 07.15 WIB)
Petugas piket menyalakan laptop gerbang atau membuka aplikasi scan, memindai kartu siswa yang datang, dan memantau siswa yang tiba setelah jam batas toleransi terlambat.
Sesi Siang (12.00 - 13.00 WIB)
Petugas sholat membuka absensi sesi sholat berjamaah di masjid, mencatat kehadiran per kelas, dan memberikan dispensasi bagi siswi yang berhalangan udzur syar'i.
Sesi Kepulangan (15.00 WIB)
Siswa melakukan pemindaian kartu saat keluar gerbang sekolah. Laporan kehadiran harian langsung terbarui otomatis dan dapat diakses oleh kepala sekolah.

Manajemen berkala

Pekerjaan pemeliharaan data sepanjang semester

Prosedur penanganan koreksi, agenda libur, dan pergantian tahun ajaran sekolah.

  • Koreksi Sewaktu-waktu

    Pembetulan Catatan Salah Scan

    Admin sekolah berwenang menyunting atau menghapus data absensi bila terjadi kekeliruan scan. Status terlambat otomatis dihitung ulang sesuai jam yang tercatat.

  • Menjelang Kalender Libur

    Pendaftaran Hari Libur Sekolah

    Admin mendaftarkan tanggal libur semester atau cuti bersama di menu Kalender. Hari yang terdaftar tidak akan dihitung sebagai alpa bagi seluruh siswa.

  • Akhir Tahun Ajaran

    Proses Kenaikan & Kelulusan Kelas

    Wali kelas memverifikasi status kenaikan siswa, lalu admin memetakan rombel lama ke rombel baru secara masal tanpa perlu menghapus histori kehadiran sebelumnya.

Perlu pendampingan saat pertama kali setup?

Tim kami siap memandu proses impor berkas data siswa dan penyesuaian kalender sekolah Anda secara langsung melalui sesi panggilan daring.

Konsultasi dengan tim Lihat kebijakan data